Отчитане на наеми

Отговаря ст.н.с. д-р Живко БОНЕВ – д.е.с.

Въпрос:
1. Фирма наема от физическо лице за нуждите на осъществяваната от нея дейност сграда
2. По силата на сключен договор между фирмата и физическото лице, фирмата поема да плати за сметка на наема извършени ремонтни работи и реконструкция на сградата.
3. Какви документи следва да се оформят за взаимно прихващане (признаване) на разчета (фактура, протокол или друго)?
4. Какви счетоводни операции следва да вземе фирмата за извършените плащания и наема? Може ли разходите за извършената реконструкция да бъдат отчетени като не материален актив и с какъв срок на амортизация?
5. За нуждите на данъчното облагане на физическото лице: Следва ли фирмата да издаде на физическото лице служебна бележка като удържи и преведе данъка по ЗОДФЛ? Какви са счетоводните записвания?

Отговор:
Зададените въпроси са формулирани в 5 точки.
Първата и втора точки, по същество, са описание на фактическо положение.
Наета е сграда от физическо лице. Това предполага, че е сключен наемен договор със собственика-наемодател съгласно ЗЗД, със съответен срок, който не може да е по-дълъг от 10 години (чл. 229, ал. 1 от ЗЗД), определен е размера на наема, началната дата на плащане и сроковете на плащане.
Би трябвало, ако собственикът е свързано лице, наемните условия да са като с несвързани лица.
Предполагаме, че всичко това е спазено.
С втората точка се посочва, че има договор за извършване на ремонт и реконструкция на сградата за сметка на наема. Това е възможно. Предполагаме, че има всички необходими данни, които показват, че реконструкцията е за сметка на наема , следователно ще има прихващане на вземания и задължения, без изискване за отделно изрично съгласие. Възможно е да има клауза изискваща наемодателят да одобрява (парафира) всички разходни документи, за да няма съмнение какво след това ще се прихваща. На тази основа са и следващите моменти от отговора.
В трети пункт вече има въпрос: Какви документи следва да се оформят за взаимно прихващане (признаване) на разчета (фактура, протокол или друго)?
Тук следва да се имат предвид договорните клаузи на двата договора.
Но на първо място следва да се уточни начина на извършване на ремонта и реконструкцията. Вероятно то ще бъде чрез възлагане от Вас на друга организация. Тогава договора ще се сключи от Вас, всички документи – фактури и пр. ще идват на Ваше име. След завършване и приемане на ремонта следва да фактурирате на собственика извърщения ремонт. Добре би било след завършване на ремонта да направите съвместен протокол за извършеното от Ваша страна за сметка на наемодателя и за стойността му. Това би предотвратило евентуали бъдещи спорове.
От кога се дължи наем? От този момент Вие следва да начислявате своето задължение. Това би следвало да е уточнено в договорите.
Ако наемодателят, макар и физическо лице е регистриран по ЗДДС, трябва Ви издаде данъчна фактура за наема.
Ако не е, проверете текстовете в договорите, за да сте сигурни дали няма текст по силата на който той трябва да Ви подпише друг документ,и евентуално с определен текст.
Като документ може да бъде и само сметка за платени наеми (хонорар сметка) свързано и с изискването за удържане на данък по ЗДДФЛ
Относно прихващането.. В договора по т.2, трябва да има изрично взаимно съгласие, че дружеството извършва ремонта за сметка на наема и удържа сумите до пълното му погасяване, без изискването на допълнително съгласие от наемодателя.
Ако това го има, други документи за прихващането не са необходими. Ако такъв текст липсва направете допълнително споразумение за взаимно съгласие сумата за ремонта, (посочена точно) да се прихваща с задължението за наем.
По договореност, периодично следва да се приподписват справки, протоколи извлечения и пр., както намерите за добре, уточняващи какво се дължи от всяка страна, какво е прихванато и какъв е остатъка.
Какви счетоводни операции следва да вземе фирмата за извършените плащания и наема?
Вие извършвате разходи за чужда сметка, които ще Ви бъдат върнати чрез прихващане от Ваши задължения. Собственикът-наемодател става Ваш длъжник за тези суми. Следователно, с всички документирани разходи за ремонта и реконструкцията на сградата следва да ги отразявате в сметка в зависимост от приетата от Вас счетоводна политика. Например това би могло да е сметка за допълнителна или странична дейност
Дт с/ка Външни услуги
Кт с/ка Доставчици, парични средства и пр.
Ако отчитате ремонта като допълнителна дейност:
Дт с/ка Допълнителна дейност
Кт с/ка Външни услуги
При завършване на ремонта
Дт с/ка Приходи
Кт с/ка Допълнителна дейност
И следва да задължите собственика по дебиторска сметка. По наше мнение най-подходяща е с/ка Други дебитори, но Вие се съобразете с Вашия индивидуален сметкоплан и счетоводна политика
Дт с/ка Други дебитори или друга сметка
Кт с/ка Приходи
За дължимя наем, на съответните дати следва да начислите своето задължение към собственика.
Тъй като предприятието е платец то следва да начисли и удържи ДДФЛ в размер на 10% от наема намален с 10% признати разходи. На практика това е 10% върху 90% от наема и да го преведе.
Тъй като има договореност разходите да бъдат за сметка на наема счетоводните статии могат да бъдат
А)Дт с/ка Разходи (съгласно индивидуалния сметкоплан)
ан. с/ка Разходи за наеми – сумата на наема
Кт с/ка Други дебитори
Б) Дт с/ка Други дебитори – сумата на данъка
Кт с/ка Разчети с бюджета
С това едновременно ще се отрази начисляването на наема и прихващането с вземането.
Другият вариант е:
А) за начисляване на наема
Дт с/ка Разходи (съгласно индивидуалния сметкоплан)
ан. с/ка Разходи за наеми
Кт с/ка Доставчици
Б) за прихващането
Дт с/ка Доставчици
Кт с/ка Други дебитори
Кт с/ка разчети с бюджета
При този вариянт по ясно се изразява начислението и прихващането, но е по-трудоемък.
Изборът е Ваш, което ще Ви бъде по удобно, включително и за справки.
При всички операции трябва да се съобразите с тива дали Вие и дали наемодателят сте регистрирани по ЗДДС
Както вече споменах Вие извършвате разходи за чужда сметка, които ще Ви бъдат възстановени. Това не е Ваша инвестиция в нает чугд имот. Следователно разходите не могат да се третират като нематериален актив, чиито амортизации ще бъдат признати на разход, като се приложи чл 51 от ЗКПО. Касае се за разчети между наемател и наемодател-собственик, комуто се извършва услуга.
Тъй като се касае за преустройство, навярно с него се подобрява сградата, от което собственикът ще има бъдещи изгоди, респ. увеличава се стойността и. Ако е така би следвало собственикът да декларира това обстоятелство пред Общината, тъй като от него ще зависи и данъка върху недвижимия имот и таксата смет.